ว่ากันว่าคนที่ประสบความสำเร็จทั้งหลาย มักมีอะไรที่แตกต่างจากคนธรรมดาทั่วๆ ไป ไม่ว่าจะเป็นวิธีบริหารงาน วิธีแก้ปัญหา หรือวิธีมองโลกในแบบที่คนอื่นคาดไม่ถึง แน่นอนว่าความสำเร็จไม่ได้มีสูตรตายตัวและไม่ได้มีเพียงเส้นทางเดียวให้เดิน แต่ที่แน่นอนกว่านั้นคือเส้นทางที่ว่าไม่สามารถเดินคนเดียวได้ ไม่มีใครสร้างบริษัทขึ้นมาเปลี่ยนโลกได้ด้วยตัวคนเดียว ทุกคนต้องอาศัยทีมที่เก่งกาจมีวิสัยทัศน์และจุดมุ่งหมายตรงกัน ซึ่งการที่จะทำให้ทีมเข้าใจและเดินไปข้างหน้าพร้อมๆ กันได้ในทุกวันการทำงาน ก็คือการ “ประชุม” นั่นเองค่ะ
.
การประชุมที่ดีทำให้ทีมจับมือกันไปข้างหน้าได้อย่างแข็งแกร่ง การประชุมที่แย่ นอกจากจะทำให้เสียเวลาแล้ว ก็ยังไปลดทอนประสิทธิภาพการทำงานอีก ยิ่งจัดประชุมได้แย่ ก็ยิ่งต้องประชุมบ่อย วนเป็นวัฎจักรที่ไร้จุดจบอยู่อย่างนั้น
.
เราลองดูตัวอย่างของ 2 บุคคลสำคัญในวงการเทคโนโลยีที่ประสบความสำเร็จอย่างสูง คือ เจฟฟ์ เบโซส และ อีลอน มัสค์ กันค่ะ ว่าสองคนนี้มีวิธีในการบริหารการประชุมกันอย่างไร เผื่อเราจะหยิบเอาแนวคิดบางอย่างไปปรับใช้กับที่ทำงานของเราได้บ้าง
.
เจฟฟ์ เบโซส
เขาคนนี้อาจจะไม่ใช่ใบหน้าที่คนไทยคุ้นเคยกันสักเท่าไหร่ แต่เจฟฟ์ เบโซส เป็นคนที่ทำให้โฉมหน้าการค้าขายออนไลน์ทั่วโลกเปลี่ยนแปลงอย่างยิ่งใหญ่ ด้วยการก่อตั้งแอมะซอน เว็บไซต์ค้าปลีกออนไลน์ขนาดใหญ่ที่สุดในโลก ที่แม้จะเริ่มต้นด้วยการขายหนังสือเป็นหลัก แต่ภายในเวลาอันรวดเร็วก็ขยายไปครอบคลุมสินค้าครบทุกหมวดหมู่ ทำให้คนทั่วโลกช้อปปิ้งออนไลน์มากขึ้น ซึ่งแอมะซอนก็ยังไม่พอใจแค่นั้น แต่กำลังวกกลับมาปฏิรูปวงการการค้าออฟไลน์ต่อด้วย
.
ในปี 2017 เจฟฟ์ เบโซส ครองตำแหน่งบุคคลที่ร่ำรวยที่สุดในโลก ด้วยมูลค่าทรัพย์สินมากกว่า 100,000 ดอลลาร์สหรัฐฯ และในปี 2018 นี้ ก็ขยับขึ้นไปครองตำแหน่งที่สูงกว่านั้นอีก ด้วยการเป็นบุคคลที่ร่ำรวยที่สุดในประวัติศาสตร์สมัยใหม่ ด้วยมูลค่าทรัพย์สินที่เพิ่มสูงขึ้นถึง 150,000 ล้านดอลลาร์
.
สงสัยไหมคะว่า คนที่จะสามารถทำเงินได้มหาศาลขนาดนั้นเขามีวิธีคิดในการทำงานแบบไหน เราไปดูบางตัวอย่างกันค่ะ
.
เช่นเดียวกับผู้บริหารระดับใหญ่ของโลกจำนวนมาก เจฟฟ์ เบโซส เป็นคนที่มองหาวิธีการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพสูงสุดตลอดเวลา หนึ่งในสิ่งที่เขามองเห็นว่าเป็นกิจกรรมที่กินเวลาพนักงานโดยได้ผลตอบแทนกลับมาต่ำ คือการใช้สไลด์เสนองานในที่ประชุม
.
เบโซสเคยเขียนเอาไว้ในเมโมของบริษัทแอมะซอนประจำปี 2018 ว่า ที่แอมะซอน พนักงานจะไม่ใช้พาวเวอร์พอยท์ในการเสนองานในที่ประชุมเลย แต่ทุกคนจะใช้วิธีที่เรียกว่า “เมโม่ 6 แผ่น” ซึ่งผู้นำประชุมจะสรุปใจความสำคัญของเนื้อหาการประชุมทุกอย่างให้จบที่กระดาษ 6 แผ่น เมโม่เหล่านี้จะถูกแจกให้ผู้ร่วมประชุมได้ก้มหน้านั่งอ่านกันเงียบๆ เป็นเวลา 30 นาที เมื่อครบเวลาที่กำหนด ทุกคนก็จะได้รับข้อมูลที่ครบถ้วนเท่าเทียมกัน และเงยหน้าขึ้นมาประชุมเพื่อพูดคุยถกเถียงกันได้
.
เบโซสบอกว่า การเขียนเมโม่ 6 แผ่นก็เป็นศาสตร์และศิลป์ที่ไม่ใช่ว่าทุกคนจะทำได้ดีตั้งแต่แรก แต่เป็นสิ่งที่ต้องอาศัยการฝึกฝนว่าทำอย่างไรให้กระดาษ 6 แผ่นนั้นสื่อสารใจความสำคัญได้อย่างกระชับและรวบรัด
.
ลองคิดดูสิคะว่าวิธีนี้จะทำให้การประชุมในบริษัทของเราเป็นไปได้อย่างฉับไวแค่ไหน เมื่อเทียบกับพาวเวอร์พอยท์ที่ทุกวันนี้เรามักจะเน้นทำให้มีจำนวนหน้าเยอะที่สุด แต่เนื้อหากลับจับฉ่าย น้ำท่วมทุ่ง ไม่ได้ให้ผลตอบแทนสมน้ำสมเนื้อแก่ผู้เข้าประชุมที่อุตส่าห์สละเวลาการทำงานอันมีค่ามานั่งอยู่ในห้องเดียวกันเลย
.
นอกจากเรื่องเมโม่ 6 แผ่นแล้ว เจฟฟ์ เบโซส ยังมีแนวทางการบริหารงานที่เกี่ยวกับการจัดประชุมที่น่าสนใจอีกเรื่องคือ เขาบอกว่าการประชุมทุกครั้งไม่ควรมีขนาดใหญ่เกินไป
.
องค์ประชุมจะใหญ่เกินไปหรือไม่นั้นให้วัดด้วยวิธีง่ายๆ ถ้าหากไม่สามารถเลี้ยงให้ผู้เข้าประชุมทั้งห้องอิ่มท้องได้ด้วยพิซซ่า 2 ถาด ก็ถือว่าการประชุมครั้งนั้นๆ มีขนาดที่ใหญ่เกินไปแล้ว
.
ทำไมเขาจึงพูดเช่นนั้นน่ะเหรอคะ การประชุมที่มีขนาดใหญ่เกินไปส่วนใหญ่แล้วจะเป็นการประชุมที่สื่อสารทางเดียว ส่วนใหญ่ก็มักจะเป็นคนที่นั่งหัวโต๊ะนั่นแหละที่จะพูดไปเรื่อยๆ จึงไม่นำไปสู่ผลลัพธ์ที่สร้างสรรค์สักเท่าไหร่นั่นเอง
.
ชายผู้ก่อตั้งบริษัทรถยนต์ไฟฟ้าเทสลาและบริษัทสำรวจอวกาศสเปซเอ็กซ์ผู้นี้ อาจจะคล้ายๆ กับเจฟฟ์ เบโซส ตรงที่ก่อนหน้านี้คนไทยแทบจะไม่รู้จักเลย แต่เขาเหาะเข้ามานั่งอยู่ในหัวใจของคนไทยเพียงชั่วข้ามคืนจากเหตุการณ์ทีมนักฟุตบอลติดถ้ำ จนชื่อของอีลอน มัสค์ กลายเป็นชื่อคุ้นหูคนไทยอย่างรวดเร็ว
.
อีลอน มัสค์ เป็นคนที่มีวิสัยทัศน์ที่แปลกและแตกต่าง เขามักจะคิดอะไรที่คนทั่วไปไม่ค่อยคิด ซึ่งส่วนใหญ่จะเกี่ยวข้องกับการคมนาคมทุกรูปแบบ ตั้งแต่การทำรถยนต์ไฟฟ้าให้มีดีไซน์สุดเก๋ในราคาที่ซื้อหาได้ การออกแบบไฮเปอร์ลูประบบขนส่งความเร็วสูงชนิดใหม่ในรูปแบบพ็อดที่วิ่งในอุโมงค์สูญญากาศ ไปจนถึงการปฏิวัติวงการท่องอวกาศโดยมีจุดมุ่งหมายให้มนุษย์เราอพยพย้ายถิ่นฐานไปต่างดาวได้ในเวลาที่โลกเราใกล้จะแตก
.
ย้อนกลับมาดูวิธีการทำงานของอีลอน มัสค์ เขาก็เป็นอีกหนึ่งคนที่ไม่ยอมเสียเวลาให้เรื่องเหลวไหลไร้สาระเหมือนกัน มีอยู่ครั้งหนึ่ง เขาต้องการให้โรงงานเทสล่าผลิตรถยนต์ให้ได้ในอัตราที่เร็วขึ้นกว่าเก่า จึงร่อนอีเมล์หาพนักงานในบริษัทเพื่อแนะนำวิธีการทำงานให้เร็วขึ้น และหนึ่งในสิ่งที่เขาเน้นย้ำคือ “ให้พนักงานเดินออกจากการประชุมที่ไม่มีประโยชน์” ได้
.
สิ่งที่เขาเขียนก็คือ “จงเดินออกจากห้องประชุม หรือวางหูโทรศัพท์ซะ ถ้าหากว่าสิ่งที่คุณทำอยู่ไม่ได้ช่วยเพิ่มมูลค่าใดๆ การเดินออกจากที่ประชุมไม่ใช่เรื่องไร้มารยาท แต่การบังคับให้คนเสียเวลานั่งประชุมต่างหากที่ไร้มารยาท”
.
นี่เป็นคำแนะนำที่คนทำงานทุกคนอยากได้ยินอยู่แล้ว แม้ว่าจะเกิดการตั้งคำถามว่าแน่สิ อีลอน มัสค์ ก็พูดง่าย เขาจะเดินออกจากที่ประชุมไหนก็ไม่มีใครกล้ามีปากมีเสียงด้วยอยู่แล้ว แต่สำหรับพนักงานทั่วไปไม่ว่าจะทำงานในบริษัทของเขาหรือไม่ เราสามารถใช้วิธีเดียวกันนี้ได้จริงหรือ ดีไม่ดีกลับมาที่โต๊ะวันรุ่งขึ้นอาจจะเจอซองขาววางสงบแน่นิ่งรอต้อนรับอยู่ก็ได้
.
ไม่ว่าเราจะรวบรวมความกล้าเดินออกจากห้องประชุมได้หรือไม่ แต่สิ่งสำคัญคือข้อคิดของอีลอน มัสค์ จะทำให้เราทุกคนจัดประชุมกันอย่างระมัดระวังขึ้น และให้ความสำคัญกับเวลาของตัวเองและเพื่อนร่วมงานมากขึ้น การประชุมไม่จำเป็นที่ทุกคนเข้าไปนั่งหายใจทิ้งเล่นๆ ก็จะน้อยลง และเราจะเพิ่มคุณภาพการทำงานได้ในที่สุด
.
ไม่ว่าคุณผู้อ่านจะเลือกใช้วิธีเมโม่ 6 แผ่น พิซซ่า 2 ถาด หรือสะบัดบ๊อบเดินออกจากที่ประชุม ตามที่ทั้งสองคนได้แนะนำไว้หรือไม่ แต่อย่างน้อยๆ แนวคิดที่จะติดสมองเราไปหลังจากอ่านบทความนี้เสร็จก็คือ
.
“เราจะไม่ทำให้ตัวเองและเพื่อนร่วมงานเสียเวลาไปกับการประชุมที่ไม่คุ้มค่าอีกต่อไป”